L’aspect visuel de la gestion de projet : gardez votre équipe sur la bonne voie

Les contenus visuels permettent d’optimiser la transmission des informations et peuvent avoir un impact majeur sur les différentes phases de la gestion d’un projet.

Les visuels peuvent vous aider à responsabiliser les membres de votre équipe sur les différentes tâches d’un projet, à souligner les objectifs spécifiques, à illustrer les relations entre les différentes tâches et à créer une vue d’ensemble.

Les visuels peuvent également aider votre équipe à effectuer les ajustements nécessaires au bon moment, afin de garder un projet sur la bonne voie.

Mais à quoi ressemble une communication visuelle efficace ?

Prenons l’exemple de la roue de chargement. C’est un visuel que l’on aperçoit souvent lors du chargement d’une image ou d’une vidéo sur un site Web.

Ce visuel est universel. Toute personne qui a déjà utilisé Internet comprend instantanément sa signification. Cependant, ce visuel ne permet pas d’indiquer un dysfonctionnement. Si la connexion est coupée, ou s’il y a un problème avec la page Web, la roue continuera de tourner. C’est un visuel simple, mais dont l’utilité est relativement réduite.

D’un autre côté, une barre de progression qui affiche le temps restant (ex. lors d’un transfert de fichier) nous en dit beaucoup plus. À mesure que la barre se remplie et que le temps restant diminue, nous savons que la tâche est toujours en cours d’exécution. Si le temps restant est bloqué pendant un certain temps ou s’il augmente considérablement, nous savons que quelque chose ne va pas.

L’avantage d’une barre de progression, c’est qu’elle fournit les informations dont nous avons besoin pour effectuer des ajustements et maintenir la progression.

C’est l’essence d’une communication visuelle efficace.

Pourquoi les visuels sont-ils si importants pour transmettre des informations ?

Le fait que les contenus visuels captent notre attention et facilitent la rétention des informations est étroitement lié au fonctionnement de notre cerveau.

L’efficacité des visuels se résume au fait que notre cerveau traite les informations visuelles beaucoup plus rapidement que des informations textuelles ou auditives. C’est pourquoi il est fondamental d’illustrer vos données de recherches et vos données d’enquêtes de manière visuelle. Un tableau ou un graphique clair nous en dit plus sur les données que, par exemple, une description verbale des différentes tendances.

De nos jours, il est très facile de créer du contenu visuel. Des centaines d’outils de conception, de modèles personnalisables et d’astuces de conception sont disponibles en ligne et permettent à chacun de créer des visuels professionnels et percutants.

Comment illustrer vos projets et objectifs de manière visuelle

La gestion et le suivi d’un projet sont des tâches qui requièrent réactivité et adaptabilité. Il est important de savoir quelles tâches nécessitent plus d’attention, plus de préparation, plus de ressources ou plus de supervision. Il est également essentiel d’offrir un suivi adapté à vos clients, commanditaires, parties prenantes et membres d’équipe.

Pour cela, vous aurez besoin de bien plus qu’une simple barre de progression. Heureusement, il existe des contenus visuels spécifiques que vous pouvez créer lors de la planification et du déroulement d’un projet, afin que votre équipe reste sur la bonne voie.

Voici les visuels de gestion de projet qui sont détaillés dans cet article : 

  • Les infographies
  • Les cartes heuristiques
  • Les feuilles de route
  • Les organigrammes
  • Les diagrammes de flux
  • Les diagrammes de Gantt

Il est très facile de créer ces visuels, même sans aucune expérience en design. Nombreux sont les outils en ligne qui permettent de créer des visuels de qualité professionnelle pour la gestion de vos projets, à l’aide notamment de modèles de feuilles de route de produits, de modèles de cartes heuristiques, de modèles de diagrammes de flux, etc.

Dans cet article, je décris l’utilisation de ces différents types de visuels de gestion de projet et je partage avec vous les meilleures pratiques de conception.

Les infographies vous aident à partager les informations et évolutions importantes d’un projet

Les infographies sont idéales pour partager des informations de manière mémorable et engageante. Elles transforment des mises à jour hebdomadaires banales en informations pertinentes et intéressantes pour votre audience.

Lorsque vous avez besoin de standardiser des processus existants ou d’introduire de nouveaux processus, les infographies de processus sont une ressource essentielle à fournir à votre équipe. Les informations concernant les évolutions, réalisations, jalons et autres éléments d’un projet ont un impact bien plus durable lorsqu’elles sont transmises de manière visuelle.

Les infographies sont également une excellente alternative aux rapports de projet formels. Elles permettent de transmettre vos informations importantes à l’aide de visuels, de présentations créatives et de couleurs vibrantes, qui rendent les informations plus engageantes et mémorables.

Pour concevoir des infographies efficaces, essayez de faire preuve de créativité et n’oubliez pas ces astuces de pro : Utilisez seulement 2 ou 3 polices claires et faciles à lire, limitez le nombre de textes, et utilisez beaucoup d’espace vide pour éviter de surcharger votre conception.

Les cartes heuristiques favorisent un processus de planification collaboratif

Le principal objectif des cartes heuristiques est d’explorer une idée centrale et ses différents aspects. Appliquées à la planification de projet, les cartes heuristiques sont un excellent outil pour explorer les différents aspects d’un projet dans le but d’atteindre un objectif central.

Commencez par faire une liste de vos différents projets, puis déterminez ceux qui sont les plus viables et identifiez les impératifs et exigences de chacun des projets sélectionnés.

C’est une excellente occasion d’obtenir des informations des membres de votre équipe concernant les différents facteurs pouvant avoir un impact sur chaque idée de projet. Vous profitez ainsi de leurs expériences passées et des éventuelles idées qu’ils n’ont pas encore exprimées.

Une fois que vous avez un grand nombre de projets à explorer, vous pouvez commencer à les hiérarchiser. Même si vous décidez de ne vous attaquer qu’à un ou deux projets, vous avez maintenant une liste d’autres projets à explorer le moment venu.

Les feuilles de route vous aident à atteindre des objectifs à court terme et à long terme

Les feuilles de route permettent de mettre l’accent sur les différents moyens d’atteindre vos objectifs. Elles aident à planifier chaque projet en fonction des objectifs spécifiques que vous espérez atteindre.

Il est essentiel de créer des feuilles de route pour vos objectifs à court terme et à long terme, car elles aident à décomposer chaque objectif en étapes plus petites (qui doivent également être décomposées en tâches spécifiques). Par exemple, une feuille de route à long terme pour les six prochains mois aura des objectifs de haut niveau.

Les feuilles de route à long terme aident à rendre la situation plus claire pour les membres de votre équipe. Ils peuvent ainsi comprendre plus facilement l’objectif principal que vous avez en tête, ainsi que chaque objectif mineur qui doit être atteint.

Supposons que vous souhaitez augmenter votre chiffre d’affaire de 30 % par rapport aux six mois précédents. Chaque projet destiné à atteindre cet objectif doit figurer dans votre feuille de route. De cette manière, vous pourrez visualiser l’impact de chaque projet retardé ou mal exécuté. Et si vous devez ajuster certains objectifs connexes, réaffecter votre équipe ou vos ressources, ou consacrer du temps à différentes tâches, votre équipe pourra constater que ces modifications sont liées à l’objectif principal.

Une feuille de route à court terme peut être utilisée pour des objectifs opérant sur un trimestre, voire même un seul mois intensif qui nécessite une grande coordination. Ce type de feuille de route définit clairement les responsabilités et tâches de chacun, et doit être soutenu par des objectifs hebdomadaires spécifiques.

Les organigrammes clarifient les rôles et les responsabilités individuelles

Certains projets peuvent regrouper des équipes de compétences et expériences variées. Mais si vous avez plusieurs projets en cours, il est important de savoir qui gère quoi et qui supervise chaque projet.

Les organigrammes sont des structures de répartition organisationnelle qui permettent de transformer vos informations en contenu visuel attrayant et convivial. Ces visuels sont idéals pour une présentation de lancement, et ils permettent de fournir une image complète de toutes les personnes impliquées. Ils mettent en évidence les responsables d’une équipe et leurs responsabilités, mais aussi les membres individuels et les tâches qu’ils ont à accomplir.  

Les organigrammes facilitent la communication entre les équipes. Avec un organigramme bien conçu, les membres d’une équipe savent exactement à quelle personne adresser leurs questions et quelle personne/équipe travaille sur une tâche connexe. Ils permettent de mettre un visage sur de nouveaux noms et ils servent de support de référence.

Les diagrammes de flux permettent d’informer et d’autonomiser les membres de votre équipe

Les diagrammes de flux permettent d’illustrer les processus d’un projet à l’aide de visuels éducatifs et instructifs. Ils réduisent les questions en suspens, ce qui fera gagner du temps à toutes les personnes qui travaillent sur le projet.

Les diagrammes de flux aident à décomposer les processus en plusieurs étapes pour mener à bien le projet. Par exemple, lors d’un projet qui consiste à repenser et tester un élément, comment pouvez-vous fournir des commentaires ? Lors d’un projet d’expérimentation pour tester une hypothèse, qui devez-vous impliquer ? Lors d’un projet de modification d’une conception (p. ex. un article de blog, une infographie ou une vidéo), par quels canaux devez-vous passer ? Quelle est l’efficacité de vos communications avec vos clients et parties prenantes ?

Les diagrammes de flux offrent également l’opportunité de mettre l’accent sur des points individuels et d’expliquer l’utilité et l’impact de ces différents points sur les tâches de l’équipe.

Les diagrammes de Gantt vous permettent de suivre l’avancement d’un projet et de résoudre les complications

Les diagrammes de Gantt sont destinés à transmettre de manière visuelle les informations liées à l’avancement d’un projet ou de nombreux projets. L’idée est d’informer visuellement vos parties prenantes sur les différentes pièces mobiles d’un projet afin qu’elles puissent avoir une vue d’ensemble.

Les parties prenantes d’un projet n’ont pas toujours une compréhension précise des différents processus et composants impliqués. L’avantage d’un diagramme de Gantt, c’est que vous disposez d’un support visuel pour expliquer le déroulement du projet. Vous pouvez facilement mettre en évidence certaines tâches et étapes de progression, et les éventuels projets connexes. De cette façon, vos parties prenantes peuvent assimiler l’ensemble de la portée du projet.

La communication visuelle comme signe d’un leadership fort

Une communication visuelle claire est le signe d’un projet clairement planifié. Pour que votre équipe reste sur la bonne voie, il est essentiel qu’elle soit en mesure d’identifier la portée du projet, les responsabilités de chacun et les nouveaux développements du projet. Selon le Dr Mike Clayton, fondateur du site OnlinePMCourses, « La communication représente 80 % de la gestion d’un projet ». Les dirigeants qui ne communiquent pas de manière claire et efficace sur les problèmes, les objectifs et l’avancement d’un projet, ne tireront pas le meilleur parti de leur équipe.

Des visuels de qualité professionnelle contribueront à impressionner les membres de votre équipe, ainsi que vos clients et parties prenantes. Mais le plus important, c’est qu’ils faciliteront la compréhension de vos informations et la transmission de votre message. Heureusement, de nos jours vous n’avez pas besoin d’être expert(e) en design pour créer des contenus visuels engageants. Avec toutes les ressources disponibles en ligne, il suffit d’un peu de temps et de créativité pour booster votre communication.

A propos de l’auteur

Cécilien est Responsable International chez Venngage et a écrit pour des sites tels que le Journal du Net, Webmarketing&Co'm, BPI France, etc. où il y partage son expertise en matière de référencement, gestion de projet et data visualization. Cécilien a aussi été interviewé pour des publications comme Search Engine Watch, Ranking Coach ou encore ShareThis. Vous pouvez le retrouver sur LinkedIn.

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