3 pratiques pour éviter le surmenage professionnel lié aux multiples projets

Marc (chef de projet) n'a pas toujours été un hamster jongleur.

Auparavant Marc se réveillait le matin, consultait ses emails, mettait à jour son plan d’action inscrivait ce qu'il voulait faire de sa journée dans son Kanban en avalant son premier café.

Il arrivait à gérer sa vie privée, sa vie professionnelle et les différents projets dont il était responsable.
Et il en était plutôt fier.

Mais un jour il s’est rendu compte que la situation avait changé.

Le jour où les multiples projets ont malmené Marc

Il ne se souvient plus exactement quand… Mais un jour quelque chose n’était plus pareil.

Entre les voyages, le changement d'environnement fréquents et ses différents projets, l'urgence s'invitait de plus en plus souvent dans son quotidien. Et l'urgence se fichait de son avis.

Marc court dans tous les sens à en perdre ses priorités. Il a cette impression de passer ces semaines à atteindre des feux.

Et vous vous êtes (peut-être) déjà demandé comment font les gens qui gèrent plusieurs projets simultanément sans être submergé et en continuant à regarder des séries Netflix?

Si c'est le cas, les lignes qui suivent vous apporteront un élément de réponse.

Commençons par zoomer sur une problématique liée aux différents projets (qui vous sera familière) et regardons comment Marc en est arrivé là.

L'effet progressif et insidieux des multiples projets

Le problème avec le fait de se faire dépasser par ses projets, est que l'effet est progressif. 

On ne voit rien venir. 

Et cela n'arrive pas du jour au lendemain dans nos vies.

Comment est-ce possible ? 

Prenons un peu de la distance : 

En général, nos vies ressemblent (à peu près) à ceci :

• 8h de sommeil
• 8h entre se faire plaisir et satisfaire nos besoins de base.
• 8h pour le reste. Soit le travail.

(Sauf quand on s'appelle Tim Ferriss... et que l'on travaille 4 heures par semaine).

Et face à un projet significatif, on va chercher à trouver du temps pour que celui-ci fonctionne. On va prendre des ressources dans un domaine de notre vie et investir ces ressources dans ce projet important.

Car dans une semaine de 168 heures, chaque oui équivaut à un non.

Ainsi on va dire non à des tâches peu importantes (mais plaisantes),

• on va dire non à 8h de sommeil,
• on va dire non à la salle de gym
• on va dire non à du temps passé entre amis.

Chacun à sa manière de trouver du temps libre.

Grâce à ses différents non, le premier projet de Marc est sur pied et tourne plutôt bien.

Confiant de sa première réussite Marc commence un nouveau projet (qui s'avère être un piège)

Vu que son projet fonctionne bien, il se dit « pourquoi pas débuter un autre projet qui semble être une bonne opportunité ? ».
 
Il réduit ainsi le temps investi sur son premier projet et investi ce temps sur le deuxième projet. 

Mais il oublie qu’un projet nécessite de l’énergie d’entretien. 

Même quand le projet tourne bien. 

Et après quelques temps, le premier projet commence à montrer des signes ennuyeux : urgences qui surgissent au quotidien, clients mécontents, qualité en baisse.
 
Il doit ainsi "faire le pompier" et réinvestir plus de temps dans son premier projet afin que tout revienne dans l’ordre (du temps pour corriger les erreurs et remettre la situation en conformité).

Mais en prenant du temps dans son deuxième projet pour se concentrer sur son premier projet, le deuxième projet, à son tour a du plomb dans l’aile.

Il en vient à la conclusion suivante : le temps qu’il pensait suffisant pour gérer les deux projets ne suffit plus.

Faces aux demandes grandissantes de ses deux projets, Marc tente ceci :

Il va emprunter du temps dans d’autres domaines de sa vie :

• Le sport
• Le temps passé avec des gens qu'il aime
• Son sommeil
• Le développement de ses compétences

En espérant que cela ne dure pas trop longtemps. 

Et voilà ! Marc dispose à présent de plus de temps pour ses deux projets.

Et cette stratégie fonctionne, Marc respire à nouveau (mais pas pour longtemps)

En quelques semaines, il corrige les erreurs et ses deux projets vont bien.

Optimiste, il se dit « j'ai bien géré cette première situation, et on me propose ce troisième projet » ou « cette troisième opportunité de business est vraiment intéressante, je vais donc me lancer dans un troisième projet. » 

Après tout, Marc se dit que par le passé, il a bien géré la situation.

Et la situation se répète : il va prendre du temps dans ses deux premiers projets et après quelques temps, la même dynamique se représente à lui :

Puis le premier projet montre des signes inquiétants, il doit donc migrer son attention, son temps et son énergie sur celui-ci afin de résoudre les problèmes.

En faisant ceci, les deux autres projets se détériorent...

Et cette fois ci, la situation se complique et il doit faire des heures supplémentaires, travailler le week-end et arrêter de faire du sport... non pas des semaines mais des mois afin de poursuivre les trois longs projets en parallèle.

Ils aimeraient bien se retirer d’un projet, mais certains contrats l’en empêche. Il risque gros.

Il aimerait bien déléguer, mais déléguer (et contrôler que la délégation soit bien réalisée) nécessite du temps. Ressource qui se fait de plus en plus rare dans le quotidien de Marc. 

Et en plus il est un tantinet perfectionniste.
Le travail n'est jamais autant bien que par soi-même. Non ?

Ce qui devait arriver arriva :

Marc se transforme en hamster jonglant avec 8 balles

Soudainement, il se sent un peu bloqué.
Et il n'a plus les idées si claires qu'auparavant : peut-être le fait d'avoir arrêté le sport?
Ou de moins dormir ?

À force de rentrer de plus en plus tard, son couple ne va pas fort non plus... Son sommeil est agité.
Les pensées s'obscurcissent.

Dans cette situation, il faut agir vite. Pourquoi ? 

Parce que qu'à terme, c'est simplement Marc qui risque de craquer. 

Que faire alors ?

La méthode « TFE » au secours de Marc:

Avant tout, sachez que plus la méthode TFE est appliquée rapidement, plus la situation peut revenir sous contrôle facilement. 

Plus on attend, plus cela nécessitera du dévouement, de la persévérance et des sacrifices avant de retrouver une situation normale.

La méthode TFE (temps futur économisé) est simple en théorie et plus compliquée en pratique.
Comme toutes les théories.

Pour faire simple : les actions que vos prenez aujourd'hui doivent vous permettre de passer moins de temps dans votre projet demain. Elles doivent vous permettre d’augmenter votre marge de manœuvre au sein d’un projet.

Idéalement, le job doit pouvoir être fait sans vous.

Vous devez être dispensable.
 
Et parfois le seul moyen de réussir à mettre en place ce concept est de mettre sur pause un projet en cours ou simplement se désengager définitivement d'un projet.

Mais si on peut éviter d'en arriver là, ce serait génial. Non ?
 
Voyons ce que Marc aurait pu faire différemment (s'il avait lu cet article avant que la situation dégénère).

Appliquer la méthode TFE dans un quotidien surchargé

Admettons que Marc arrive donc à s'apercevoir suffisamment tôt des risques liés au fait de gérer plusieurs projets. Comment éviter de se transformer en pompier ?

Voici 3 pratiques à considérer :

Pratique TFE N°1. Continuer d'investir du temps sur un projet qui se porte bien

C’est paradoxal (surtout face aux urgences des autres projets) mais tout système tend à se détruire si de l'énergie d'entretien n'est pas investie dessus.

Si je ne progresse pas, je régresse. Ce qui vaut pour nos compétences vaut pour d’autres systèmes (voir le terme entropie). On ne peut pas lutter contre cet effet.
On peut simplement retarder la désorganisation d’un système.

• Si je ne nettoie pas mon ordinateur régulièrement, celui-ci tombe en panne.
  
  Ainsi je vais défragmenter mon disque, utiliser des applications pour optimiser la mémoire et éviter de surcharger la mémoire de celui-ci.
• Si je ne fais pas de sport, mon corps va se dégrader plus rapidement qu’une personne moins sédentaires (à ce propos, l’étude « Sitting is the new smoking » devrait vous intéresser).
• Si je ne fais pas de discussion avec mon équipe AVANT que les problèmes surviennent, la cohésion du groupe risque de faiblir plus rapidement et résoudre les conflits prendra plus de temps que de prévenir ceux-ci.

Ainsi même quand tout va bien, des ressources doivent être investies pour maintenir un système (un projet) en place. Cela ne veut pas dire que vous devez travailler personnellement sur le projet. 

Une personne d'autre peut le faire, mais vous devez lui expliquer comment le faire (et vous assurez que ce soit correctement fait).

Pratique TFE N°2. Travailler à créer du temps futur économisé au sein de chaque projet

Plutôt que de prendre du temps aux autres projets (au dépend de leur bon fonctionnement), vous allez faire en sorte de réduire le temps nécessaire au fonctionnement d’un projet AVANT de commencer un autre projet.

Ce n’est pas toujours possible (les opportunités arrivent rapidement) mais faites de votre mieux.

Comment ?

Optimisez le retour sur investissement de vos tâches

Pour cela, il n'y a pas de secret : il faut mesurer ce qui apporte des résultats et remettre en question nos pratiques.

Exemple : pour mon site, j'ai commencé à mesurer concrètement les articles invités (comme celui-ci) qui me permettent d'obtenir du trafic ainsi que le temps que je passais sur chacun des articles. 

Ce concept est parfois mieux connu sous le terme de "loi de Pareto".
20% de vos actions apportent 80% de résultats. 

Souvenez-vous : il n'y a rien de plus inutile que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d'être fait (Peter Drucker)

3 Questions d’aides pour trouver les tâches à conserver

Question N°1 - Que se passe-t-il si j'arrête cette tâche ?

Si les conséquences ne sont pas importantes, alors arrêtez et observez la réaction du système. 

Je me souviens lorsque j'étais manager, j'envoyais un compte rendu hebdomadaire de ce que j'avais réalisé durant la semaine à mon supérieur. Un jour, j'ai oublié d'envoyer ce compte rendu. 

Devinez ce qu'il s'est passé ?

Rien. 

J'ai donc arrêté d'envoyer des comptes rendus et je n'ai jamais eu de retours de mon supérieur.
Cela fait mal à l'égo mais cela passe vite.

Conseil : il est plus facile de s’excuser (d’un oubli) que de demander la permission.

Question N°2 - Suis-je la seule personne à pouvoir faire cette tâche ?

Pour réduire le temps passé dans vos projets, certaines tâches peuvent être automatisées ou déléguées.

En terme d’automatisation :

• Vous pouvez utiliser des logiciels (comme MeisterTask) pour réduire le flux d’email.
• Vous pouvez utiliser Zapier pour connecter des logiciels entre eux.
• Vous pouvez créer des ressources à disposition de vos équipes qui doivent prendre en main des logiciels.
• Vous pouvez créer des cours en ligne pour augmenter les compétences de vos équipes.

Et peut-être sur un plan plus personnel (mais tout autant important), vous pouvez automatiser les paiements récurrents, l’épargne, etc.

Probablement que vous avez automatisé d’autres aspects de vos vies et je suis curieux de savoir lesquels (les commentaires sont à vous).

Attention : l'automatisation automatise aussi les erreurs.
Assurez-vous d'être à votre affaire lorsque vous travaillez sur ce genre de tâches.

En termes de délégation :

Ne pensez pas uniquement aux ressources disponibles au sein de votre équipe.

Mais pensez également aux Free lances qui peuvent vous aider à réaliser certaines tâches. Des personnes que vous allez payer pour pouvoir respirer et reprendre le contrôle de vos projets.

Si vous êtes la seule personne à pouvoir réaliser une tâche... alors, la question suivante vous aidera :

Question N°3 - Comment réduire de 50% le temps que je passe sur cette tâche tout en assurant le résultat?

50% c’est beaucoup et c’est voulu.

Souvent, vous devrez détailler les tâches qui arrivent à ce niveau de réflexion.

Prenons mon cas : j’estime que si j’arrête d’écrire des articles, sur le long terme c’est ma visibilité qui chute (et mes compétences d’écriture). 

Je décide de conserver cette tâche. Puis je me demande si je peux déléguer la tâche.
Évidemment que je peux, mais les gens lisent mes articles parce que j’ai mon style. 

Je choisis de ne pas déléguer.

Je me demande ensuite comment réduire de 50% le temps passé dessus. 

Pour y parvenir, je dois détailler le processus de la rédaction d’un article :

1. Trouver un titre
2. Faire des recherches
3. Définir le type d’article
4. Écrire
5. Réduire le nombre de mots
6. Corriger les fautes
7. Faire les dessins
8. Etc.

En précisant le processus, je me rends compte que je pourrais automatiser la correction des fautes d’orthographe par exemple en utilisant le logiciel Antidote 9 et déléguer les dessins à un freelance.

Le résumé de cette deuxième pratique est la suivante : avant de passer à un nouveau projet, cherchez à réduire le temps nécessaire à entretenir le projet en cours en :

• Supprimant les tâches qui n’apportent pas ou peu de résultats.
• Déléguant et automatisant certaines tâches.
• Réduisant le temps passé sur les tâches restantes.

Le temps gagné pourra ainsi être investi (avec peu de risque) dans un nouveau projet sans sacrifier votre vie privée.

À présent, la dernière pratique :

Pratique TFE N°3. Continuez d'aiguiser votre couteau

Le couteau est un outil important pour que le cuisiner puisse bien faire son travail.

Et votre couteau à vous, c'est votre cerveau et votre corps.

Investissez tous les jours du temps du temps dans les domaines suivants :

• Votre santé
• Vos relations
• Vos compétences.

Et luttez contre les forces qui vous en empêcheront.

Certes vous irez moins vite que ceux qui cessent d’aiguiser leur couteau, mais très rapidement ceux-ci s’essouffleront.

Cette habitude vous permettra de prendre de la distance sur vos problèmes et d’être plus résilient dans un contexte complexe.

Les bénéfices de continuellement aiguiser votre couteau :

• Vous trouverez de nouvelles idées (qui n'émergent jamais quand vous êtes concentré sur le problème).
• Vous aurez une meilleure gestion du stress
• Votre sommeil sera meilleur
  
  

Le piège dans lequel les cadres sereins ne tombent pas :

Et vous êtes malin : vous savez déjà où je veux en venir.

• Les cadres performants continuent d'aiguiser leur couteau qui leur a permis d’arriver là où ils en sont.

• Ils ont appris à identifier et traiter les tâches à faible valeur ajoutée et surtout, ils savent déléguer avant que la situation soit ingérable.
• Ainsi ils évitent de se transformer en hamster et d'être en situation de surmenage professionnel.
  
  

Si vous souhaitez découvrir les recommandations que je propose aux travailleurs en situation de surmenage, je vous invite à lire l'article « Surmenage professionnel : comment s’en sortir (sans démissionner) ».

Cet article est non-exhaustif.
Chacun a ses propres techniques pour gérer différents projets en parallèle et éviter d’être en situation de surmenage.

Je suis curieux de connaître les vôtre.

Merci pour votre attention.

Julien l'Organisologue